Стресът е един от основните фактори за физически и психически дискомфорт у човека. Сред основните причини за високото му ниво е недостигът на време. Липсващото време, както и „гасенето на пожари”, т.е. внезапно появили се критични ситуации, за решаването на които отива ценен времеви ресурс, са честа причина за създаване на напрежение. Да управляваш времето е невъзможно, но можеш да управляваш начина, по който използваш времето си.
Искаш ли да повишиш многократно своята продуктивност и да имаш ПОВЕЧЕ СВОБОДНО ВРЕМЕ през един конкретен ден? Следвай долните указания, които могат да организират информация ти и да направят малка революция в твоето ежедневие:
- През деня започни да записваш всичко, за което се сетиш, че трябва да свършиш, защото така няма да е необходимо да го държиш в мозъка си. В резултат на това мозъкът ти ще има повече възможности да изпълнява естествената си функция – да бъде креативен!
- Не записвай задачи, които можеш да свършиш за по-малко от 1 минута (например да отговориш на кратко съобщение в социална мрежа). Възникне ли такава задача, дори да вършиш нещо друго, я свърши веднага.
- Групирай задачите така, че да можеш да свършиш повече от една задача, когато си на едно място или с едно действие.
Пример : Имаш задачи “купи зеленчуци” и “купи сирене”. Те изискват еднакво действие – ходене до магазина. Ето защо следва да са в една група, която да наречеш “Ходене до магазина”.
- Свърши креативните задачи възможно най-рано, докато все още имаш енергия и мозъкът ти е свеж, а не да ги отлагаш за по-късно, когато ще си уморен. Рутинните задачи остави за накрая.
Пример: Имаш задачи “Да отида до пощата, за да получа пратка” и “Да напиша доклад” – по-добре е да първо да напишеш доклада, а след това да отидеш до пощата.
- Задачите разбивай на малки подзадачи – мозъкът ти възприема задачата като нещо прекалено голямо и аморфно и е много вероятно да се уплаши от нея и да не иска да я дори да я започва.
Пример: Когато си в офиса (групиране по място) имаш да свършиш следните задачи, подредени по креативност:
- Да напиша един абзац от проект Х. (креативна задача);
- Да отговоря на клиентските съобщения на Х и У;
- Да говоря с директора;
- Да изчистя бюрото.
- Определи си времеви интервали, през които няма да ставаш от бюрото и ще работиш. През това време, каквото и да се случи, нямаш право да прекъсваш работата си. Можеш да засичаш времето с таймер или свалиш приложението Hours Tracker. Започни да използваш Rescue Time – софтуер, който ограничава достъпа ти до разсейващи сайтове като Facebook, YouTube и т.н.
- Преди да започнеш изпълнението на задачата, премахни потенциалните източници на разсейване в стаята, направи си кафе, сипи си вода и посети тоалетната.
- Остави телефона си на Do not disturb режим, за да можеш по-късно да видиш кой те е търсил и да му върнеш обаждане в удобно за теб време.
- Ако някоя задача не може да бъде решена веднага, защото това зависи от външен фактор), напиши срещу конкретната задача защо не можеш да я свършиш веднага и какво точно външно действие е нужно, за да можеш да я отметнеш. Пренеси несвършените задачи за следващия ден, като ги организираш според горните указанията.
- Ако ти се налага да работиш по много проекти, разучи системата за продуктивност GTD – Getting Things Done. (Събирането на много задачи в мозъка причинява хабене на концентрация!). За тази цел трябва да прочетеш книгата Getting Things Done на David Allen или си я купи на аудио . Гледай YouTube курса, който ще ти каже какви приложения да използваш за различните устройства, за да можеш да прилагаш GTD. Нагаждай спрямо собствените си нужди.
- Ако имаш iPhone, можеш да използваш програмата Reminders, която е вградена във всеки смартфон.
- Ако искаш да правиш по advanced листове, използвай Things – има я за Macbook и iPhone Струва $50 за Macbook и $10 за iPhone (99% от приложенията, които си заслужават, са платени).
- Друга добра програма е BusyToDo – струва около $10.
- Evernote – служи за организиране на ресурсите ти. Има добра безплатна версия.
- Ако си с Android телефон, също има конкретна програма за записване на задачи, която със сигурност ще намериш. Добре би било да може да се синхронизира с компютъра ти.
Не забравяй:
колкото по-ефективно управляваш времето си, толкова по-лесно постигаш баланс между четирите основни сфери в живота си – професия, семейство, здраве и културен живот. И по-рядко попадаш в стресови ситуации
източник: по материали на Velizar V